Introduction
En droit, le terme rapport a plusieurs sens spécialisés, dont celui d’exposé des motifs, de rapport de présentation d’un décret ou d’une ordonnance. Un rapport est un document décrivant sommairement une situation, des événements ou des phénomènes. Un rapport peut être également perçu comme rapport technique ou rapport de projet. Il s’agit ici d’un outil de travail. Le rapport professionnel : Il est établi dans le but de proposer des solutions à un problème (ce qui le distingue du compte rendu, qui présente le problème sans exposer de solution)
Les mentions obligatoires qui figurent dans ce type de rapport sont : Auteur (ou service ou entreprise) ; Destinataire ; Date ; Objet.
A quoi sert un rapport ?
Le rapport permet à son destinataire de prendre la décision d’agir.
La rédaction d’un rapport répond dans la plupart des cas à une demande du manager qui a besoin de s’informer sur une question pour prendre une décision.
Toutefois, une assistante peut très bien rédiger un rapport de sa propre initiative. C’est une façon très professionnelle de présenter une proposition (réorganisation ou achat d’un matériel, par exemple) à son manager.
Il y a différents types de rapports, le plan peut varier en fonction du type de rapport. Toutefois la méthode que je vous propose s’applique dans tous les cas.
La cueillette et le traitement des informations
Rassemblez toutes les informations dont vous disposez : informations internes, externes, notes, comptes rendus. Ne sélectionnez ensuite que les éléments essentiels.
L’élaboration du plan
1. Introduction
Le rapport doit évidemment comprendre une introduction qui indique l’objet du rapport, son intérêt et son importance. Soyez brève, précise et surtout complète au cas où vous devriez en faire une relecture plusieurs mois plus tard.
2. Le développement
Le développement est le cœur de l’analyse et se compose de trois segments distincts : l’énoncé du constat et des faits entourant la situation, l’analyse des faits, les points positifs et les points négatifs et, finalement, les recommandations pour régler la situation exposant clairement leurs avantages, inconvénients et les moyens pour les mettre en œuvre. L’argumentation doit être solide.
3. La conclusion
Troisième partie du plan : la conclusion. Elle doit être une réponse à la question posée. Vous devez reprendre vos recommandations et mettre l’accent sur la solution trouvée.
La rédaction finale
La forme est importante pour faciliter la lecture, ne l’oubliez pas. Vos phrases doivent être courtes, le vocabulaire précis et les paragraphes bien structurés. Les intertitres doivent évoquer clairement les différentes parties. Vous avez des informations complémentaires ? Pour alléger le texte, mettez-les en annexe à la fin du document. Pensez aussi aux tableaux et aux graphiques qui peuvent aider la compréhension. Finalement, si votre rapport fait plus de trois pages, assurez-vous d’intégrer un sommaire.